Una Audiencia no es más que un grupo de usuarios que reciben información filtrada de determinada manera. Si los usuarios que no pertenecen al grupo desean ver la información, siempre la podrán encontrar buscando directamente en las librerías o por intermedio de la maquina de búsqueda. Audiencias pueden ser aplicadas a un nivel de listas, librerías y WebParts en sitios de Sharepoint.
Creación de Audiencias
1 - Solamente Administradores de SharePoint pueden crear Audiencias. Estando en el Portal, vaya a "Configuración del sitio" -> "Administrar audiencias" (bajo "Perfil de usuario, audiencias y sitios personales")
SharePoint crea una Audiencia por defecto cuando es instalado, que incluye todos los usuarios del sistema
2 - Utilice "Crear audiencia" para iniciar una nueva Audiencia
3 - Déle un nombre y una descripción a la Audiencia
4 - Utilice el botón "Cumple todas las reglas" para obligar a que todas las condiciones sean cumplidas para poder mostrar la información.
5 - Utilice el botón "Cumple alguna regla" si es suficiente con que al menos una de las condiciones sea cumplida.
6 - Acepte los cambios
7 - La pantalla para "Reglas" aparece. En el "Operando" se puede escoger si la regla esta basada en usuarios (personas o grupos) o en alguna de las propiedades inherentes a los usuarios (apellido, departamento, etc.)
8 - El "Operador" cambia basado en que tipo de "Operando" se ha escogido. Seleccione el operador deseado
9 - El "Valor" determina el filtro que la Audiencia va a utilizar. Aquí se debe usar el nombre del grupo ("[servidor]\[nombre del grupo]"), nombre del usuario ("[servidor]\[nombre del usuario]") o el valor de la propiedad que se desea comparar
10 - Acepte los cambios
11 - El procedimiento se puede realizar de nuevo para agregar mas reglas a la audiencia
Compilar la Audiencia
Una Audiencia no comienza a funcionar hasta que no ha sido compilada. Cuando se hace la compilación, el sistema busca los usuarios que cumplen las reglas y los organiza de tal forma que la información dedicada a ellos sea accesible.
Audiencias se pueden compilar automáticamente a intervalos regulares para reflejar los cambios de usuarios que puedan ocurrir.
1 - En la pagina de "Administrar audiencias", vaya a "Iniciar compilación"
2 - Después de algunos segundos o minutos (dependiendo de la cantidad de usuarios y/o Audiencias) se puede ver en la pantalla si la compilación a sido correctamente ejecutada, numero de Audiencias, etc. Para forzar una actualización de la pagina se puede usar el vinculo "Actualizar"
3 - En la página con las propiedades de la Audiencia se puede ver cuantos integrantes participan de la Audiencia, y una lista de los participantes. También es posible editar las propiedades de la Audiencia y sus Reglas.
Utilización de Audiencias
Para acoplar una WebPart a una Audiencia, desde el panel de herramientas de la WebPart, sección "Avanzado", utilice el botón "Seleccionar" bajo "Audiencias de destino"
Nota: No todas las WebParts se pueden acoplar a una Audiencia.
Para acoplar un listado a una Audiencia bajo un Area, desde el Portal vaya a "Configuración del sitio" -> "Administrar estructura del sitio del portal" -> seleccione "Todo" en la casilla "Mostrar" -> coloque el ratón sobre el elemento que se desea acoplar (seleccione una lista o biblioteca; Áreas no se pueden acoplar a Audiencias) -> seleccione "Editar".
Luego vaya a la pestaña "Mostrar", y bajo la sección "Audiencia" puede seleccionar la(s) Audiencias a las que se acoplara el elemento.
